Política de Tratamineto de Datos Personales

  1. OBJETIVO

La Política de tratamiento de datos personales de SPECTRA Ingeniería Ltda., tiene como objetivo dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, sus decretos, resoluciones y circulares; así como lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009; al igual que los principios, derechos y garantías constitucionales, tendientes a la protección de los datos personales (habeas data), que nos han sido confiados y suministrados de forma voluntaria por nuestros socios, empleados, contratistas, clientes y proveedores.

 

  1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SPECTRA Ingeniería Ltda., adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades informativas, comerciales o laborales.

De esta manera, SPECTRA Ingeniería Ltda., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de las personas, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades informativas, comerciales o laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a SPECTRA Ingeniería Ltda., cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

  1. DEFINICIONES:

Para efectos de entender el tratamiento de los datos personales, presentamos las siguientes definiciones, las cuales se encuentran atemperadas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

a.Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

b.Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

c.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

d.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo del tratamiento de datos personales.

e.Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

f.Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

g.Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

h.Socio: Persona natural que tiene una relación societaria con la empresa.

i.Empleado: Persona natural que labora para la empresa, vinculado mediante un contrato laboral a cambio de una contraprestación denominada salario.

j.Contratista: Persona natural y/o jurídica que presta sus servicios profesionales en razón de un contrato de prestación de servicios profesionales.

k.Cliente: Persona natural que utiliza los servicios de la empresa en virtud de la relación comercial vigente.

l.Proveedor: Persona natural y/o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la empresa en razón de la relación comercial existente, no es indispensable la suscripción de un contrato.

m.Ex-empleado y Ex-contratista: Persona natural y/ o jurídica que prestó sus servicios a la empresa mediante un contrato laboral y/o de prestación de servicios cuya relación contractual terminó por cualquiera de las causales establecidas en el contrato de trabajo y/o de prestación de servicios.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es SPECTRA Ingeniería Ltda., identificado con el NIT 805.027.282-8, ubicado en la ciudad de Cali en la Avenida 8 Norte # 25n-14 Barrio Santa Mónica Residencial, Teléfono 4882279 y correo electrónico ingenieria@spectra.com.co.

  1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DE USO DE DATOS

SPECTRA Ingeniería Ltda., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

a.Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b.Datos de naturaleza pública.

c.Casos de urgencia médica o sanitaria.

d.Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e.Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Manifestación de la autorización

La autorización a SPECTRA Ingeniería Ltda., para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición SPECTRA Ingeniería Ltda.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Medios para otorgar la autorización

SPECTRA Ingeniería Ltda., obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Sitios Web o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por SPECTRA Ingeniería Ltda., de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

SPECTRA INGENIERÍA LTDA., conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, SPECTRA Ingeniería Ltda., podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a SPECTRA Ingeniería Ltda., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. SPECTRA Ingeniería Ltda., establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto SPECTRA Ingeniería Ltda., deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, SPECTRA Ingeniería Ltda., podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

  1. FINALIDADES

Los datos personales tendrán las siguientes finalidades, de acuerdo a las bases de datos que son tratadas por el Responsable y de acuerdo a cada carácter así:

  • Socios: Gerente General (Gestión Gerencial y socios), Gerente Administrativo (Gestión Administrativa y financiera: pagos, fiscal y contable), y Gerente de operaciones (Gestión de Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo: contratistas, empleados).

 

  • Empleados: Acatar las obligaciones propias de la relación laboral, gestión de nómina, beneficios legales y convencionales, evaluaciones de desempeño y calidad, gestión financiera, económica y contable, gestión de mantenimiento, gestión de instalación, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales y seguridad en el trabajo, selección y promoción de personal, y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación laboral.

 

  • Contratistas: Acatar las obligaciones propias de la relación de prestación de servicios, gestión de honorarios, beneficios legales y convencionales, evaluaciones de servicios y calidad, gestión administrativa y financiera, económica y contable, gestión de mantenimiento, gestión de proyectos, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales y seguridad en el trabajo, selección y promoción de personal, y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación contractual.

 

  • Clientes: Gestión administrativa y financiera, 
de cobros y pagos, de facturación, económica, contable, y fiscal, 
históricos de relaciones comerciales, 
publicidad propia, mercadeo y marketing, prospección comercial, 
gestión de clientes, y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación contractual.

 

  • Proveedores: Gestión administrativa y financiera, fiscal, de pagos, económica y contable, históricos de relaciones comerciales, gestión de proveedores, y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación contractual.

Eventualmente los datos podrán ser compartidos con terceros y autoridades que ejerzan funciones de Inspección, Control y Vigilancia, también se podrán utilizar para remitir información comercial, legal, de interés general, entre otras.

La información recolectada no será utilizada en ningún momento para actividades o propósitos diferentes de las áreas de negocios ofrecidas por la empresa.

Los datos personales solo se mantendrán durante el tiempo que dure la relación contractual, comercial y/o laboral, o por el tiempo que sea requerido por el ordenamiento jurídico colombiano o teniendo en cuenta la relevancia propia de los fines para los que fueron recopilados; en todo caso SPECTRA    Ingeniería Ltda., se encuentra en la obligación de garantizar la reserva de la información, aun después de finalizada la relación.

  1. EXCEPCIONES:

El régimen de protección de datos personales no será de aplicación en los siguientes casos:

  • A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

                                                                                    

  • A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

 

  • A las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

 

  • A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

 

  • A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266de 2008.

 

  • A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79de 1993.

 

  1. SUJETOS PASIVOS:
  • La presente política aplica para nuestros socios, empleados, ex-empleados, contratistas, ex-contratistas, clientes y proveedores, y demás personas bien sean personas naturales y/o jurídicas con las cuales SPECTRA Ingeniería Ltda., tenga o haya tenido relación contractual alguna.
  • Aquellos datos de los que sea responsable cualquier sujeto pasivo con ocasión de relaciones contractuales, SPECTRA Ingeniería Ltda., asumirá en razón del principio de la buena fe que han sido recolectados y tratados con apego a la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
  1. PROHIBICIÓN DE SUMINISTRAR DATOS SENSIBLES:

El titular no se encuentra en la obligación de suministrar datos personales sensibles, como aquellos que revelen el origen racial, étnico, político, convicciones religiosas, asociación a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, partidos político, al igual que los relativos a los derechos fundamentales de la salud, intimidad y libertad.

De ser necesario de parte de SPECTRA Ingeniería Ltda., la recolección de aquellos datos considerados como “sensibles” se requerirá la autorización del titular del dato.

 

  1. ACCESO A LA INFORMACIÓN:

El titular del dato personal tendrá derecho a solicitar de forma gratuita el acceso a los datos personales que se tenga en nuestro poder, además de conocer, actualizar y rectificar los datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, al igual que solicitar la eliminación de aquellos datos personales que se encuentren prohibidos por la ley o que no hayan sido autorizados.

 

  1. PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS:

Las peticiones, consultas y reclamos de parte del titular del dato personal debe sujetarse a lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, las cuales se deben dirigir por escrito a la ciudad de Cali en la Avenida 8 Norte N° 25n-14 Santa Mónica Residencial o al correo electrónico ingenieria@spectra.com.co.  Indicando:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de la petición.
  • Dirección para notificaciones, fecha y empresa del solicitante.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

La respuesta de las consultas y reclamos se realizarán dentro de los 10 y 15 días hábiles a partir de la fecha de recibido respectivamente.

  1. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLETADA:

La información recolectada será procesada manteniendo las mejores prácticas de seguridad y protección física como tecnológica con la finalidad de evitar el acceso no autorizado o ilegal, o la perdida accidental u ocurrencia de daños a la información, se mantiene las correspondientes salvaguardas físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento, uso y divulgación de la información, y de acuerdo a las medidas de seguridad definidas en la Política de Seguridad de la Información y de las Tecnologías de la Información de SPECTRA Ingeniería Ltda., que se apoya en el documento:

P-GCA-02 Control de Registros

P-GCA-10 Propiedad del cliente

P-GCA-12 Respaldo de Información

13.  MODIFICACIONES:

SPECTRA Ingeniería Ltda., podrá en cualquier momento realizar modificaciones a la presente política, las cuales serán publicadas en las zonas comunes de la empresa, por correo, o en el medio que esta determine.

En todo caso, SPECTRA Ingenieria Ltda. se compromete a notificar a los sujetos pasivos sobre cualquier cambio a la dirección registrada para tales efectos.

 

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Cali

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