1. OBJETIVO

 

Establecer un lineamiento institucional de la conducta personal y profesional que deben cumplir todos los colaboradores, proveedores y contratistas de una empresa, independientemente del cargo o función que ocupen. Con el fin de regular el manejo de las relaciones internas con los grupos de interés como empleados y sus familiares, contratistas y sus empleados, socios, clientes, estado sociedad y comunidad.

 

2. PRINCIPIOS Y VALORES COORPORATIVOS

 

Los principios y valores que a continuación se mencionan han sido adoptados por ser los que se identifican con el modelo de actuación de Spectra Ingeniería Ltda., y deberán primar en los comportamientos en el desarrollo de las funciones y todas aquellas situaciones en las que se pueda ver afectada la organización.

Principios: SPECTRA Ingeniería Ltda., basa su éxito en los siguientes principios:

• La honestidad de los negocios,

• El respeto por los clientes,

• El respaldo en todos los productos ofrecidos,

• La capacidad de sus ingenieros y técnicos,

• La Excelencia en la calidad de sus productos y servicios, buscando siempre la satisfacción del cliente y;

• La confianza en los productos adquiridos.

Valores

• RESPONSABILIDAD: Cumplimos adecuadamente con cada una de las actividades que requiere nuestro trabajo para de esta manera contribuir al buen funcionamiento de los procesos y al crecimiento personal.

• HONESTIDAD: Hablamos siempre con la verdad y actuemos de una manera clara y correcta, pensando siempre en el respeto por los demás y el propio.

• ÉTICA: Actuamos siempre con integridad, velando por el bienestar de todo el equipo de trabajo y el de la empresa.

• RESPETO: Tenemos un trato cordial y amable entre todos, para generar un buen clima laboral, hablar siempre para construir y nunca para destruir.

 

3. RELACIONES CON LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS

 

Los siguientes son los principios que inspiran las relaciones de Spectra Ingeniería Ltda., con sus grupos de interés:

• Clientes y consumidores: Los colaboradores que estén a cargo de la relación con clientes y consumidores buscarán en todo momento promover un ambiente de atención, protección y respeto hacia éstos, les suministrarán información cierta, suficiente, clara y oportuna, que les permita conocer adecuadamente sus derechos, obligaciones, así como los costos de los diferentes artículos y servicios.

Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a través de los diferentes canales establecidos por la organización. Los colaboradores procurarán en todo momento, dar a conocer a sus clientes los mecanismos con que cuentan para resolver sus solicitudes, reclamaciones y requerimientos.

• Con los Proveedores: La selección, elección y contratación de los proveedores deberá realizarse en todo momento de manera objetiva. Toda contratación deberá fundamentarse en criterios técnicos, profesionales, transparentes y éticos. Los procesos que se adelanten con ocasión de estas contrataciones, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo, la oferta de bienes y servicios y la cotización de precios, entre otros, deberán garantizar la mejor relación costo – beneficio.

• Con los Competidores: La competencia leal será un elemento básico en todas las operaciones y relaciones con otras empresas en las ciudades y países en los que Spectra Ingeniería tiene presencia. Por tal razón, los colaboradores se abstendrán entre otros de hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos, realizar actos tendientes a generar confusión o engaño entre sus clientes o uso y explotación de la reputación de sus competidores.

• Con los demás Funcionarios y en el ambiente de trabajo: Las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía, cordialidad y el respeto. Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo y el presente Código de Ética.

 

4. PREVENCIÓN DE ACTOS INCORRECTOS Y FRAUDE

 

Ninguna empresa está exenta e la posibilidad de ser víctimas de actos deshonestos que afecten sus activos, utilidades, o que pongan en riesgo a sus colaboradores, productos, servicios e imagen corporativa.

La prevención de los actos incorrectos y del fraude es una regla de conducta para los funcionarios.

Bajo ningún motivo se tolerarán los actos incorrectos y el fraude, por tal razón una vez estos son identificados se tomarán correctivos inmediatos, los cuales incluyen el reporte y denuncia ante las autoridades pertinentes cuando a ello haya lugar. Los actos incorrectos corresponden a los hechos o actos que afectan a la empresa o a sus clientes en diferentes aspectos, tales como buenas prácticas del manejo del negocio, transparencia en la información al mercado, la credibilidad, la confianza, la imagen corporativa y su reputación. Además de algunos actos que se describen en el presente código,

Spectra Ingeniería Ltda., ha definido los siguientes como actos incorrectos:

• Apropiación indebida de recursos: En general, toda apropiación, desviación, ocultamiento o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de la empresa, para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos. En esta categoría se incluyen, entre otros:

•  Hurto en sus distintas clasificaciones
•  Abuso de confianza
• Desviación o uso indebido de información reservada
• Malversación, ocultamiento y destinación diferente de recursos
• Apropiación física de bienes, sin la respectiva autorización
• Apropiación u ocultamiento de dinero, títulos representativos de valor o similares, así sea de manera                               temporal
•  Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros
•  Copia no autorizada de programas, software o en general, de activos protegidos por la propiedad intelectual.

• Corrupción: Definida como el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia colaborador de la empresa, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como obsequios, favores, promesas o ventajas de cualquier clase, para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo o para influenciar la toma de una decisión o conceder un tratamiento favorable.

Se incluye como acto de corrupción, el soborno a funcionarios públicos o privados, a título personal o a nombre de Spectra Ingeniería Ltda., para la realización de una determinada acción inapropiada o la omisión de una actuación por parte de dichos funcionarios.

 

• Incumplimiento de Obligaciones Legales: Algunas de estas obligaciones son:

• Presentación de reportes falsos o inexactos, a sabiendas de la falsedad o inexactitud
• Falsos reportes de cumplimiento de regulaciones legales
• Ocultamiento deliberado de violaciones legales

 

• Abuso tecnológico: Incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo o sitios que tengan restricción de ingreso, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino o cualquier tipo de sabotaje, como:

• Acceso o divulgación no autorizada de archivos electrónicos
• Uso indebido de la Red y otros recursos, incluido internet
• Destrucción o distorsión de información clave para la empresa o de sus clientes
• Fraude por computador, en todas sus manifestaciones

 

• No reporte de actos incorrectos y fraude: Todos los colaboradores, tienen la obligación de reportar cualquier sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto, sin la más mínima demora a la dirección administrativa.

Spectra Ingeniería Ltda., se compromete a investigar de manera completa, oportuna y confidencial los hechos denunciados, con el fin de tomar las acciones a que haya lugar en cada caso, contra las personas o entidades responsables de los actos incorrectos, sin consideración de su cargo o nivel. El resultado de la investigación será trasladado a las instancias pertinentes internas, para que se tomen las acciones que correspondan, incluyendo el despido y las denuncias a las autoridades cuando sea del caso, y la recuperación de los daños y perjuicios a través de los procesos legales respectivos.

 

5. RECURSOS Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

 

Los colaboradores de la organización, deberán usar adecuada y racionalmente su tiempo y los bienes de propiedad de Spectra Ingeniería, dándoles un tratamiento de activos de gran valor, sin usarlos de manera imprudente, impropia o para beneficio personal.

Abstenerse de utilizar los recursos informáticos y las redes de la organización para realizar alguna de las conductas que se relacionan a continuación: guardar, almacenar, distribuir, editar o grabar material de contenido ofensivo, racista, terrorista o similar, así como “software”, videos, música, juegos o información, sin licencia legal adquirida; copiar el “software” que Spectra Ingeniería usa legalmente y/o desacreditar o difamar a terceros o a otros funcionarios, expandir rumores, crear pánico, propagar virus informáticos o realizar otros actos que atenten contra las personas o equipos.

Cuidar y usar responsablemente todos los equipos informáticos de propiedad de la organización y no cambiar su configuración sin autorización escrita, salvo cuando sea parte de la función del empleado o lo haga en cumplimiento de una obligación laboral.

Abstenerse de hacer copias de respaldo de la información o de sus clientes por fuera de los procedimientos establecidos por Spectra o de la misma sin tener autorización para ello o por fuera de las políticas y procedimientos establecidos por las compañías. En caso de hacer respaldos los mismos deberán ser custodiados según las políticas establecidas.

Custodiar y mantener bajo extrema reserva, toda la información contenida en los sistemas de información de Spectra y no darla a conocer a terceros, ni suministrar copia física, electrónica o por cualquier medio, sin autorización previa.

 

6. CONFLICTO DE INTERESES

 

Definición: Se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad o de su cargo, se enfrenta a distintas alternativas de conducta o decisión con relación a intereses contrapuestos e incompatibles entre sí, ninguno de los cuales puede privilegiarse en atención a sus obligaciones legales o contractuales.

 

Situación que puede dar lugar a conflicto de interés:

• Establecer a título personal empresas o negocios que desarrollen actividades similares a las de Spectra Ingeniería o ser socio, empleado, administrador o asesor de las mismas, salvo que se trate del cumplimiento de instrucciones dadas por la organización.

• Realizar alguna inversión personal en una empresa, si dicha inversión pudiera afectar o pareciera afectar, su capacidad de tomar decisiones imparciales y objetivas en cuanto a negocios relacionados con la organización.

• Realizar o participar en negocios en los que la contraparte sea Spectra Ingeniería y en los que el administrador o funcionario tenga un interés personal o familiar. De la misma forma, la participación en empresas que tengan establecidos o busquen establecer negocios con la organización.

Procedimiento para el manejo, administración y resolución de situaciones de conflicto de interés: Spectra Ingeniería considera que los conflictos de interés deben ser administrados y resueltos de acuerdo con las características particulares de cada caso. Toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, deberá atenderse como si éste existiera.

 

Para constancia se firma a los doce (12) días del mes de Junio del año Dos Mil Catorce (2014) por las siguientes personas:

 

 

MAURICIO ALBERTO ZULUAGA R. Gerente General SPECTRA Ingeniería Ltda.

HUGO ALEXÁNDER SÁNCHEZ H. Gerente de Operaciones SPECTRA Ingeniería Ltda.